Wat is een syndicus?

Er bestaan nogal wat omschrijvingen en veel verwarring over het begrip syndicus. De syndicus mag niet verward worden met een conciërge en hij zal ook niet constant in een gebouw rondlopen om onmiddellijk te verhelpen aan alle mankementen. In gebouwen waar de bewoners en mede-eigenaars passief afwachten tot er automatisch iets zal gebeuren kan je ook niet veel verwachten van een syndicus.

U vindt hier de enige correcte definitie van de syndicus :

Komt van het Latijn en betekent “Administrateur” of “Bewindvoerder”. De syndicus is het wettelijk uitvoerend orgaan van de rechtspersoon “VME-Vereniging van Mede-eigenaars”, die middels wettelijke, statutaire, deontologische en conventionele opdrachten, als enige aansprakelijke instaat voor de verwezenlijking van haar maatschappelijk doel, dat uitsluitend bestaat in “het behoud en het beheer van het betreffende gebouw”. Hij of zij is zoals een zaakvoerder in een bvba of een gedelegeerd-bestuurder in een nv. Het is dus geen externe figuur, maar deel van de rechtspersoon.

Wanneer is een syndicus verplicht?

Van zodra er een vereniging van mede-eigenaars rechtspersoonlijkheid verkrijgt. Dit is wanneer de volgende twee voorwaarden vervuld zijn

  • 1° het ontstaan van de onverdeeldheid door de overdracht of de toekenning van ten minste één kavel
  • 2° de overschrijving van de statuten bestaande uit de basisakte en het reglement van mede-eigendom op het hypotheekkantoor. De plannen van het gebouw kunnen daarbij in de vorm van een door de notaris voor eensluidend verklaard afschrift als bijlage worden gevoegd.

Zij draagt de benaming : " vereniging van mede-eigenaars ", gevolgd door de vermeldingen betreffende de ligging van het gebouw of de groep van gebouwen. Zij heeft haar zetel in het gebouw. Indien het over een groep van gebouwen gaat, moet de basisakte bepalen in welk gebouw de zetel van de vereniging gevestigd is. Alle documenten uitgaande van de vereniging van mede-eigenaars vermelden het ondernemingsnummer van die vereniging.

Simpelweg gezegd van zodra er twee eigenaars in een appartementsgebouw zijn, moet er een syndicus aangesteld worden. Die moet onder meer een algemene vergadering organiseren en een boekhouding bijhouden. Maar het hoeft geen professionele syndicus te zijn, het kan iemand van de mede-eigenaars zijn.

Wie stelt hem aan?

Indien hij is aangesteld in het reglement van mede-eigendom, neemt zijn mandaat van rechtswege een einde bij de eerste algemene vergadering. Hij wordt benoemd door de algemene vergadering of, bij ontstentenis daarvan, bij beslissing van de rechter, op verzoek van iedere mede-eigenaar of van iedere belanghebbende derde. De bepalingen met betrekking tot de band tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars worden opgenomen in een schriftelijke overeenkomst. Het mandaat van de syndicus mag niet langer zijn dan drie jaar, maar kan worden vernieuwd door een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering. Het feit dat het mandaat van de syndicus niet wordt vernieuwd, geeft op zich geen aanleiding tot een vergoeding. Onder voorbehoud van een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering, kan hij geen verbintenissen aangaan voor een termijn die de duur van zijn mandaat te boven gaat.

Wat hoort een syndicus zo al te doen?

Deontologisch is de syndicus verplicht een “geschreven beheersovereenkomst” te hebben waarbij, al dan niet als bijlage, een bestek is gevoegd dat zijn aangeboden administratief-, financieel- en technisch dienstenpakket in detail omschrijft. Dit vormt op zich automatisch een overeenkomst omtrent wederzijds in acht te nemen regels, ook “conventie” genoemd.

De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer; hij kan zijn bevoegdheid niet overdragen dan met de toestemming van de algemene vergadering en slechts voor een beperkte duur of voor welomschreven doeleinden.

De statuten van een residentie houden bijkomend voor de syndicus talloze verplichte bepalingen in.

Wat zijn syndicuskosten?

Met syndicuskosten worden in het ene geval ‘alle’ gemeenschappelijke onkosten bedoeld, in het andere geval ‘enkel’ het ereloon van de syndicus, wat slechts één van de klassieke gemeenschappelijke onkosten van de gedwongen onverdeeldheid is. Op deze en andere vragen trachten wij u hieronder een beknopt antwoord te geven en u een beetje wegwijs te maken in de wetgeving op de mede-eigendom ( artikel 577 van het Burgerlijk Wetboek - Wet van 30.06.1994 en van 28/06/2010 )

Hier volgt een gedetailleerd overzicht van de verschillende taken van de syndicus.

Administratief beheer

Het administratief beheer kan als volgt omschreven worden :

  • Het bijhouden van het postinterventiedossier van de gebouwen conform met de basisakte.
  • Het bijhouden van de nodige gegevens van iedereen met een zakelijk of persoonlijk recht in de residentie.
  • Het bijhouden van de gegevens van leveranciers en aannemers met hun contracten. Eventueel het opstellen van de contracten met deze leveranciers en aannemers.
  • Het op elk moment verstrekken van deze gegevens aan de gerechtigden indien gevraagd.
  • Alle bestaande contracten regelmatig evalueren en eventueel voorstellen doen ter vernieuwing.
  • Offertes opvragen bij verschillende leveranciers in geval van grotere werken en deze voorleggen aan de Algemene Vergadering.
  • De vertegenwoordiging van de Vereniging van Mede-Eigenaars naar de buitenwereld toe zoals bij de onderschrijving van de contracten.
  • Bestaande verzekeringspolissen overnemen of nieuwe aangaan nadat de AV gekozen heeft uit de voorgelegde offertes. Kopies overmaken aan de eigenaars die hierom verzoeken.
  • Schade aan de gemene delen aangeven en het dossier verder opvolgen. In overleg met de verzekeringsmaatschappij zorgen voor een adequaat herstel.
  • Optreden in naam van de V.M.E. in juridische kwesties en daarbij opvolgen van gerechtelijke dossiers in samenspraak met de aangestelde advocaat.
  • Secretariaat en communicatie van en naar alle belanghebbenden d.m.v. alle moderne media.
  • Het afleveren van de nodige attesten.
  • Het afleveren van de nodige informatie bij verkoop van een appartement in opdracht van de overdragende partij of diens tussenpersoon.
  • Organiseren van Algemene Vergaderingen en vergaderingen van de Raad van MedeEigendom zoals voorzien in de statuten.
  • Opmaken en ter beschikking stellen van de notulen en verslagen.
  • Het ter beschikking stellen van een reglement van interne orde en het bijwerken telkens de AV hiertoe verzoekt.
  • Aanvullen van de documenten cf. de wet op de mede-eigendom.
Financieel beheer

Het financiële beheer behelst het volgende :

  • De boekhouding van elke residentie wordt gedaan met behulp van het principe van dubbel boekhouden volgens het minimum genormaliseerd rekeningstelsel. Dit uniforme systeem biedt U een correct en duidelijk overzicht van de financiële situatie van uw gebouw.
  • Wij verdelen de lasten volgens de verdeelsleutels voorgeschreven in de statuten van de gebouwen. Dit gebeurt automatisch per onkostenpost.
  • Op elk ogenblik kunnen we een balans trekken met daarop een overzicht van de reeds betaalde en nog te ontvangen provisies, de reeds betaalde sommen aan leveranciers en nog te betalen leveranciers, standen van de bankrekeningen (bedrijfs- en spaarrekening), evt. beleggingen van de residentie en kosten per rekeningnummer.
  • Jaarlijks opstellen van de begroting van de bedrijfsrekening voor het komende boekjaar en de begroting van de spaarrekening voor de komende 5 jaar.
  • Per kwartaal een begrotingscontrole die ons in staat stelt de effectief ontvangen en betaalde bedragen te vergelijken met de vooropgestelde. Zo kunnen wij bijtijds ingrijpen bij al te grote afwijkingen.
  • Na controle van de uitgevoerde werken worden de facturen op tijd betaald via een rechtstreekse verbinding met de bank. Wij waken zeer sterk over de liquiditeit van de residentie.
  • Provisie- en afrekeningsbetalingen door eigenaars worden maandelijks geverifieerd. Nalatige eigenaars worden strikt opgevolgd volgens de regels vastgelegd in het reglement van medeeigendom of het reglement van orde.
  • De afrekeningen aan de eigenaars zijn overzichtelijk en volgens een uniform systeem. Elke residentie kan evenwel kiezen hoe gedetailleerd zulke afrekening dient te zijn.
  • Bij verkoop van een appartement worden de afrekeningen tussen de vorige en de nieuwe eigenaar opgesplitst als volgt : overdracht vòòr de 16de van de maand is tot de 1ste van de lopende maand anders vanaf 1ste volgende maand.
Technisch beheer

Wij leggen sterk de nadruk op het pro-actieve beheer van de gebouwen en hun uitrusting. Dit wil zeggen elk gebouw in optimale staat brengen en houden. Een belangrijke nadruk leggen wij op het technisch onderhoud van gebouwen. Ik ben sterk in het administratief en financieel beheer door mijn opleiding en beroepservaring. Omdat ik zeker op technisch vlak niet alles kan weten en zelf kan beredderen laat ik mij hier bijstaan door echte deskundigen ter zake. Ik heb bedrijven leren kennen die gespecialiseerd zijn in onderstaande materies en die problemen hiermee kunnen opsporen, analyseren en verhelpen zoals :

  • (Nood)verlichting
  • Veiligheid allerhande zoals brand, inbraak, glasbreuk, ...
  • Asbest
  • Beton
  • Stabiliteitskwesties
  • Infiltraties en condensatieproblemen
  • Daken en dichtingen
  • Isolatie
  • Elektrische installaties
  • Liften
  • Verwarming
  • Pompen en toebehoren
  • Parlofoon en eventueel videofoon
  • Ramen, deuren en poorten
  • Schilderwerken
  • Afvoeren
  • Renovatie
  • Schoonmaak
  • ...

Voor zover we in de mogelijkheid zijn, voeren we de nodige controles uit, doen we voorstellen en nemen we initiatieven, in samenwerking met de raad van mede-eigendom en de verschillende medeeigenaars om het gebouw in optimale staat te brengen en te houden. Uiteraard volgen wij hierbij alle wetten en reglementeringen. U kunt ons hiervoor altijd contacteren voor meer info. Belangrijke informatie is reeds ter beschikking in de rubriek “Infotheek” van deze website. De syndicus tracht zoveel als kan altijd bereikbaar te zijn om zo de nodige stappen te ondernemen in geval van hoogdringendheid en/of zware storingen/defecten.

Communicatief beheer

Wij houden eraan telkens als nodig U per sms, e-mail, per post of telefonisch van de nodige inlichtingen te voorzien. Daartoe dient in de eerste plaats het E-portaal. Minstens 2x per jaar ontvangt elke mede-eigenaar de cijfers omtrent de V.M.E.

Communicatie is erg belangrijk en creëert een zekere band tussen de syndicus en de residentie. Dit kan mogelijke misverstanden vermijden.

Bent u geïnteresseerd in onze diensten ? Zoekt U een gemotiveerde syndicus of rentmeester die zich volledig wil inzetten voor uw zaak ?
Aarzel dan niet om ons te contacteren!