Rentmeester

Daar waar de syndicus de vereniging van mede-eigenaars vertegenwoordigt en belast is met  het specifieke beheer van de gemeenschappelijke delen van de mede-eigendom, is de  rentmeester verantwoordelijk voor het beheer en het optimaal rendement van privatieve  eigendommen / kavels. De rentmeester wordt doorgaans aangesteld door één eigenaar. De  eigenaar die zijn onroerend goed laat beheren door een rentmeester kan zowel een  particulier als een private of publieke rechtspersoon zijn. 

Een rentmeester is in de regel een breed opgeleide vastgoeddeskundige en een echte  vakman. Naast het organiseren van het beheer adviseren rentmeesters op het gebied van  onder andere grondzaken, overdracht van eigendom, erfpacht, onteigening, vestigen van  zakelijke rechten, schadevergoeding, waardering van vastgoed, fiscale aspecten, juridische  aspecten, planologische vraagstukken, bestemmingswijziging en omgevingsvergunningen  (stedenbouw en milieu). Een rentmeester is gericht op de lange termijn en is dus niet uit op  snel gewin. 

Rentmeesterschap is dus het privé vastgoed- of patrimoniumbeheer voor 1 eigenaar. Hierbij  worden de belangen van verhuurder en huurder geharmoniseerd. Bent U eigenaar van het  volledige gebouw dan zou ik graag ook zorgen voor de opvolging van de gemene delen. Als  rentmeester neem ik het administratieve, financiële, technische en communicatieve beheer  van uw vastgoedpatrimonium voor U waar tegen een eerlijk tarief volgens de grootte van het  te beheren vastgoed en dit met een duidelijk en ondubbelzinnig contract. 

Hierbij treed ik op als Uw zaakgelastigde in de relatie tot de huurder en dit in Uw plaats als eigenaar-verhuurder. Ik fungeer dus als aanspreekpunt/contactpersoon voor Uw huurders en  zal U dus ontlasten van de mogelijke problemen en zorgen ter zake. Zo zal U dus nooit meer  uit uw bed gebeld worden voor een banaliteit of een interventie zelf moeten organiseren als  U dat helemaal niet goed uitkomt. Tijdens de kantooruren ben ik te bereiken van 9 tot 12 uur  en van 13 tot 16 uur. Buiten de kantooruren ben ik steeds 24/24 7/7 bereikbaar voor alle  dringende zaken en dit zonder meerkost. Dit is rechtstreeks met mezelf of met een confrater  als ik op vakantie ben.  

Ik zal al het mogelijke doen om uw investering te optimaliseren en U te ontlasten van alle  administratieve, financiële en technische rompslomp die u als eigenaar heeft : • Zorgen voor een permanente bewoning. 

• Screenen en zoeken naar een betrouwbare huurder. 

• De huurovereenkomst opmaken en afsluiten. 

• Opmaken van plaatsbeschrijvingen. 

• Beheer van de huurwaarborgen door een goede plaatsing. 

• Ontvangen van de huur en alle andere verschuldigde bedragen. 

• De wettelijk en contractueel voorziene indexeringen jaarlijks toepassen. • Eindafrekening maken en innen. 

• Innen van achterstallen. 

• Klachtenbehandeling en de nodige communicatie doen. 

• De dagdagelijkse problemen o.a. onderhoud met huurders opvolgen.

• Controleren op inhoudingplicht en betalen leveranciers. 

• Opvolgen van verzekeringsdossiers. 

• Alle kosten, uitgaven en belastingen eigen aan het onroerend goed te betalen. • Het onderhoudspersoneel aanstellen, opvolgen en indien nodig op te zeggen. Alsook  zorgen voor de uitbetaling der lonen en alle wettelijke schikkingen na te leven. • Alle noodzakelijke maatregelen treffen tegen brand, diefstal en andere schade en alle  overeenkomsten aan te gaan die nuttig of noodzakelijk zijn voor een goed beheer en  instandhouding van het toevertrouwde onroerend goed. 

• Toezicht uitoefenen op niet-verhuurde panden. 

• In geval van verkoop alle noodzakelijke documenten over te maken aan de notaris,  de vastgoedmakelaar of aan een expert met een schattingsopdracht. 

• Expertises uit gerechtelijke dossiers opvolgen. 

• Coördineren van grote werken. 

Uiteraard is het van het grootste belang dat u het overzicht behoudt op uw investering.  Per kwartaal of per maand (zoals U verkiest) wordt een rekeningstaat overgemaakt met alle  inkomsten en uitgaven en het beschikbaar saldo. We dienen steeds rekening te houden voor  het behoud van een voldoende provisie voor te voorziene en in zekere mate voor 

onvoorziene uitgaven. 

Jaarlijks wordt een volledig, duidelijk en gedetailleerd financieel overzicht opgemaakt van  kosten en baten, zodat de eigenaar eenvoudig zijn rendement kan berekenen. Een  rendementsverhoging door een stipte opvolging is te verwachten. 

Al het bovenstaande wordt strikt uitgevoerd op basis van uw richtlijnen zoals de bepaling van  het bedrag waarboven voorafgaand overleg met eigenaar vereist is. 

In principe zit in het basispakket alles hierboven vermeld. Enkel expertises, coördinatie van  grote werken en opvolging van gerechtelijke dossiers worden als bijkomende opdracht  beschouwd. 

Constante verhuur aan fatsoenlijke en solvabele huurders is voor mij van persoonlijk belang.  Onze vergoeding is immers een bepaald percentage van de huurgelden. In geval van  leegstand moet u dus geen erelonen betalen. 

De taak van de rentmeester kan nogal verschillen en daardoor is maatwerk dikwijls wenselijk door een persoonlijk contact met de eigenaar. Zo kan het takenpakket van de rentmeester  voortdurend worden bijgestuurd. De juiste omvang van de opdracht als rentmeester in de  plaats van en voor rekening van elke eigenaar wordt contractueel en op maat bepaald door  beide partijen. 

Administratief beheer 

• Samenstellen basisdocumentatie per pand. 

• Opstellen van de verzekeringsdocumenten voor de huurder met huurders aansprakelijkheid. 

• Verhuring van het pand bewerkstelligen. 

• Opstellen passende huurovereenkomst conform de wettelijke bepalingen.

• Voorzien in de nodige waarborgen en het overhandigen van de sleutels. • Opmaken omstandige en tegensprekelijke plaatsbeschrijving bij in- en uittrede. • Afleveren van attesten (incl. energieprestatiecertificaat EPC). 

• Vertegenwoordigen van de eigenaar t.o.v. van derden en In rechte optreden voor de  eigenaar. 

• Waken over de correcte uitvoering van de huurovereenkomst. 

• Toezicht op wettelijk voorziene verzekeringen en andere reglementeringen. • Voeren van alle communicatie zoals briefwisseling, e-mails, telefoons, sms, … • Verzenden (aangetekende) aanmaningsbrieven in geval van wanbetaling. • Verlenen van technisch en juridisch advies. 

• Registratie huurovereenkomst incl. plaatsbeschrijving. 

Financieel beheer 

• Openen rentmeesterschapsrekening. 

• Tijdig innen en doorstorten van de huurgelden met verrekening van de commissie. • Jaarlijkse huurindexatie. 

• Toepassen huuraanpassingen. 

• Betalen en afrekenen contractuele verplichtingen zoals uitvoeren van de betalingen  aan leveranciers. 

• Lasten en kosten afrekenen met eigenaar/huurder incl. algemene uitbatings- en  verbruikskosten. 

• Adviseren inzake rendement. 

• Het vertegenwoordigen van de eigenaar in een rechtsprocedure tegen in gebreke  blijvende huurders mits dit behoort tot onze opdracht. 

Technisch beheer 

• Controle staat en onderhoud gebouw en het toezicht houden op de uitvoering van  werken binnen de grenzen van de gekregen opdracht. 

• Regelen van passende leveringen en werken 

• Voorzien in rechtmatig wooncomfort 

• Technisch advies inzake onderhoud en renovatie van het pand en de mogelijkheden  van uit te voeren verbeterings- of renovatiewerken omtrent het gebouw met eventuele  bijstand van experten en overleggen met de eigenaar. 

• Het opstellen van een bestek voor herstellingen of uitbesteding aan een specialist  (aanvragen offerte) met selectie van geregistreerde aannemers, vergelijkende studie  en advies aan de eigenaar.