Syndicus

Wat is een syndicus ? 

Er bestaan nogal wat omschrijvingen en veel verwarring over het begrip syndicus. De syndicus mag  niet verward worden met een conciërge en hij zal ook niet constant in een gebouw rondlopen om  onmiddellijk te verhelpen aan alle mankementen. In gebouwen waar de bewoners en mede-eigenaars  passief afwachten tot er automatisch iets zal gebeuren kan je ook niet veel verwachten van een  syndicus. U vindt hier de enige correcte definitie van de syndicus : 

Komt van het Latijn en betekent “Administrateur” of “Bewindvoerder”. De syndicus is het  wettelijk uitvoerend orgaan van de rechtspersoon “VME-Vereniging van Mede-eigenaars”,  die middels wettelijke, statutaire, deontologische en conventionele opdrachten, als enige  aansprakelijke instaat voor de verwezenlijking van haar maatschappelijk doel, dat uitsluitend  bestaat in “het behoud en het beheer van het betreffende gebouw”. Het is dus geen externe  figuur, maar deel van de rechtspersoon.  

Wanneer is een syndicus verplicht ? 

Van zodra er een vereniging van mede-eigenaars rechtspersoonlijkheid verkrijgt.  Dit is wanneer de volgende twee voorwaarden vervuld zijn :  

1° het ontstaan van de onverdeeldheid door de overdracht of de toekenning van ten minste één kavel  

2°  de  overschrijving  van  de  statuten  bestaande  uit  de  basisakte  en  het  reglement  van  mede-eigendom op het hypotheekkantoor. De plannen van het gebouw kunnen daarbij in  de vorm van een door de notaris voor eensluidend verklaard afschrift als bijlage worden  gevoegd.  

Zij  draagt  de  benaming  :  "  vereniging  van  mede-eigenaars  ",  gevolgd  door  de  vermeldingen  betreffende  de  ligging  van  het  gebouw  of  de  groep  van  gebouwen.  Zij  heeft  haar  zetel  in  het  gebouw.  Indien  het  over  een  groep  van  gebouwen  gaat,  moet  de  basisakte  bepalen  in  welk  gebouw de zetel  van de  vereniging gevestigd is. Alle documenten uitgaande  van de  vereniging  van mede-eigenaars vermelden het ondernemingsnummer van die vereniging. 

Simpelweg  gezegd  van  zodra er twee eigenaars in een appartementsgebouw zijn, moet er een  syndicus aangesteld worden. Die moet onder meer een algemene vergadering organiseren en een  boekhouding bijhouden. Maar het hoeft geen professionele syndicus te zijn, het kan iemand van de  mede-eigenaars zijn. 

Wie stelt hem aan ? 

Indien  hij  is  aangesteld  in  het  reglement  van  mede-eigendom,  neemt  zijn  mandaat  van  rechtswege een einde bij de eerste algemene vergadering. Hij wordt benoemd door de algemene  vergadering  of,  bij  ontstentenis  daarvan,  bij  beslissing  van  de  rechter,  op  verzoek  van  iedere  mede-eigenaar of van iedere belanghebbende derde. De bepalingen met betrekking tot de band  tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars worden opgenomen in een schriftelijke  overeenkomst.  Het  mandaat  van  de  syndicus  mag  niet  langer  zijn  dan drie  jaar,  maar  kan  worden vernieuwd door een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering. Het feit dat  het  mandaat  van  de  syndicus  niet  wordt  vernieuwd,  geeft  op  zich  geen  aanleiding  tot  een  vergoeding. Onder voorbehoud van een uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering, 

kan  hij  geen  verbintenissen  aangaan  voor  een  termijn  die  de  duur  van  zijn mandaat  te  boven  gaat. 

Wat hoort een syndicus zoal te doen ? 

Deontologisch  is  de  syndicus  verplicht  een  “geschreven  beheersovereenkomst”  te  hebben  waarbij,  al  dan  niet  als  bijlage,  een  bestek  is  gevoegd  dat  zijn  aangeboden  administratief-,  financieel- en  technisch dienstenpakket in detail omschrijft. Dit vormt op zich automatisch een  overeenkomst omtrent wederzijds in acht te nemen regels, ook “conventie” genoemd.  

De syndicus is als enige aansprakelijk voor zijn beheer; hij kan zijn bevoegdheid niet overdragen  dan  met  de  toestemming  van  de  algemene  vergadering  en  slechts  voor  een  beperkte  duur  of  voor welomschreven doeleinden. 

De statuten van een residentie houden bijkomend voor de syndicus talloze verplichte bepalingen  in.  

Wat zijn syndicuskosten ? 

Met syndicuskosten worden in het ene geval ‘alle’ gemeenschappelijke onkosten bedoeld, in het  andere geval ‘enkel’ het ereloon van de syndicus, wat slechts één van de klassieke  gemeenschappelijke onkosten van de gedwongen onverdeeldheid is. Op deze en andere vragen  trachten wij u hieronder een beknopt antwoord te geven en u een beetje wegwijs te maken in de  wetgeving op de mede-eigendom ( artikel 577 van het Burgerlijk Wetboek)  

Administratief beheer  

Het administratief beheer kan als volgt omschreven worden :  

• Het bijhouden van het postinterventiedossier van de gebouwen conform met de basisakte.  • Het bijhouden van de nodige gegevens van iedereen met een zakelijk of persoonlijk recht in  de residentie.  

• Het bijhouden van de gegevens van leveranciers en aannemers met hun contracten. Eventueel  het opstellen van de contracten met deze leveranciers en aannemers.  

• Het op elk moment verstrekken van deze gegevens aan de gerechtigden indien gevraagd.  • Alle bestaande contracten regelmatig evalueren en eventueel voorstellen doen ter  vernieuwing.  

• Offertes opvragen bij verschillende leveranciers in geval van grotere werken en deze  voorleggen aan de Algemene Vergadering.  

• De vertegenwoordiging van de Vereniging van Mede-Eigenaars naar de buitenwereld toe  zoals bij de onderschrijving van de contracten.  

• Bestaande verzekeringspolissen overnemen of nieuwe aangaan nadat de AV gekozen heeft uit  de voorgelegde offertes. Kopies overmaken aan de eigenaars die hierom verzoeken.  • Schade aan de gemene delen aangeven en het dossier verder opvolgen. In overleg met  de verzekeringsmaatschappij zorgen voor een adequaat herstel.  

• Optreden in naam van de V.M.E. in juridische kwesties en daarbij opvolgen van gerechtelijke  dossiers in samenspraak met de aangestelde advocaat.  

• Secretariaat en communicatie van en naar alle belanghebbenden d.m.v. alle moderne media.  • Het afleveren van de nodige attesten. 

• Het afleveren van de nodige informatie bij verkoop van een appartement in opdracht van  de overdragende partij of diens tussenpersoon.  

• Organiseren van Algemene Vergaderingen en vergaderingen van de Raad van Mede Eigendom zoals voorzien in de statuten.  

• Opmaken en ter beschikking stellen van de notulen en verslagen.  

• Het ter beschikking stellen van een reglement van interne orde en het bijwerken telkens de AV  hiertoe verzoekt.  

• Aanvullen van de documenten cf. de wet op de mede-eigendom.  

Financieel beheer  

Het financiële beheer behelst het volgende :  

• De boekhouding van elke residentie wordt gedaan met behulp van het principe van dubbel  boekhouden volgens het minimum genormaliseerd rekeningstelsel. Dit uniforme systeem  biedt U een correct en duidelijk overzicht van de financiële situatie van uw gebouw.  

• Wij verdelen de lasten volgens de verdeelsleutels voorgeschreven in de statuten van de  gebouwen. Dit gebeurt automatisch per onkostenpost.  

• Op elk ogenblik kunnen we een balans trekken met daarop een overzicht van de reeds betaalde  en nog te ontvangen provisies, de reeds betaalde sommen aan leveranciers en nog te betalen  leveranciers, standen van de bankrekeningen (bedrijfs- en spaarrekening), evt. beleggingen  van de residentie en kosten per rekeningnummer.  

• Jaarlijks opstellen van de begroting van de bedrijfsrekening voor het komende boekjaar en de  begroting van de spaarrekening voor de komende 5 jaar.  

• Per kwartaal een begrotingscontrole die ons in staat stelt de effectief ontvangen en betaalde  bedragen te vergelijken met de vooropgestelde. Zo kunnen wij bijtijds ingrijpen bij al te grote  afwijkingen.  

• Na controle van de uitgevoerde werken worden de facturen op tijd betaald via een  rechtstreekse verbinding met de bank. Wij waken zeer sterk over de liquiditeit van de  residentie.  

• Provisie- en afrekening betalingen door eigenaars worden maandelijks geverifieerd. Nalatige  eigenaars worden strikt opgevolgd volgens de regels vastgelegd in het reglement van mede eigendom of het reglement van orde.  

• De afrekeningen aan de eigenaars zijn overzichtelijk en volgens een uniform systeem. Elke  residentie kan evenwel kiezen hoe gedetailleerd zulke afrekening dient te zijn.  

Technisch beheer  

Wij leggen sterk de nadruk op het pro-actieve beheer van de gebouwen en hun uitrusting. Dit wil  zeggen elk gebouw in optimale staat brengen en houden. Een belangrijke nadruk leggen wij op het  technisch onderhoud van gebouwen. Ik ben sterk in het administratief en financieel beheer door mijn  opleiding en beroepservaring. Omdat ik zeker op technisch vlak niet alles kan weten en zelf kan  beredderen laat ik mij hier bijstaan door echte deskundigen ter zake. Ik heb bedrijven leren kennen die  gespecialiseerd zijn in onderstaande materies en die problemen hiermee kunnen opsporen, analyseren  en verhelpen zoals : 

• (Nood)verlichting  

• Veiligheid allerhande zoals brand, inbraak, glasbreuk, ...  

• Asbest  

• Beton  

• Stabiliteitskwesties 

• Infiltraties en condensatieproblemen  

• Daken en dichtingen  

• Isolatie  

• Elektrische installaties  

• Liften  

• Verwarming  

• Pompen en toebehoren  

• Parlofoon en eventueel videofoon  

• Ramen, deuren en poorten  

• Schilderwerken  

• Afvoeren  

• Renovatie  

• Schoonmaak  

• ...  

Voor zover we in de mogelijkheid zijn, voeren we de nodige controles uit, doen we voorstellen en  nemen we initiatieven, in samenwerking met de raad van mede-eigendom en de verschillende mede eigenaars om het gebouw in optimale staat te brengen en te houden. Uiteraard volgen wij hierbij alle  wetten en reglementeringen. U kunt ons hiervoor altijd contacteren voor meer info. Belangrijke  informatie is reeds ter beschikking in de rubriek “Infotheek” van deze website. De syndicus tracht  zoveel als kan altijd bereikbaar te zijn om zo de nodige stappen te ondernemen in geval van  hoogdringendheid en/of zware storingen/defecten.